Prazos
Como calcular o prazo de entrega de uma encomenda
Prazo não é o tempo que a peça leva para ficar pronta. É o tempo até você conseguir começar, mais isso. Quase todo atraso nasce dessa confusão.
· 4 min de leitura
Um cliente pergunta quanto tempo demora. Você pensa na peça — "umas seis horas de trabalho" — e responde "uma semana". Parece generoso. Só que há onze pedidos na sua frente, e essa peça não vai começar antes de duas semanas. O prazo não estava errado por falta de folga: estava errado por medir a coisa errada.
A fórmula que realmente funciona
Prazo = espera na fila + tempo de produção + envio. O primeiro termo é o que quase ninguém calcula, e é o maior dos três.
Os três termos precisam de números seus, não de estimativas genéricas. Vamos a cada um.
1. Espera na fila
É quantas semanas até chegar a vez deste pedido. Depende de duas coisas: quantos pedidos estão na frente e quantos você conclui por semana.
- Pedidos na frente — só os que estão aptos a produzir. Pedido travado esperando foto do cliente não conta como fila, conta como incerteza.
- Capacidade semanal — a média real de conclusões das últimas 8 semanas, com 20% descontado para imprevisto.
- Espera = pedidos na frente ÷ capacidade semanal.
2. Tempo de produção
Não é só as horas de bancada. Inclua o que trava a peça sem você estar nela: secagem de tinta, cura de resina, prova com o cliente, chegada de um aviamento específico. Uma peça de 4 horas de trabalho com 48 horas de secagem tem tempo de produção de 3 dias, não de meio dia.
3. Envio
Conte o prazo do transportador a partir do dia útil seguinte à postagem, e some um dia para a sua ida ao correio. PAC para outro estado raramente é o que a calculadora promete em semana de pico.
Exemplo com números
Ateliê de bordado, capacidade de 5 pedidos por semana, 7 pedidos aptos na fila, peça nova com 2 dias de produção, envio PAC de 5 dias úteis.
| Termo | Conta | Resultado |
|---|---|---|
| Espera na fila | 7 pedidos ÷ 5 por semana | 1,4 semana ≈ 10 dias |
| Produção | Bordado + montagem + secagem | 2 dias |
| Envio | PAC + 1 dia de postagem | 6 dias úteis ≈ 8 dias |
| Prazo total | 10 + 2 + 8 | 20 dias |
Vinte dias — não "uma semana". E repare: a produção é só 10% do prazo. É por isso que trabalhar mais rápido quase nunca resolve atraso; o que resolve é controlar quantos pedidos entram.
Prazo mínimo e prazo máximo: prometa os dois
Um número único é sempre mentira: ou você embute tanta folga que perde venda, ou aperta e atrasa. A saída honesta é dar uma faixa com a condição escrita:
- Mínimo — cenário em que o cliente responde tudo no mesmo dia e nada dá errado.
- Máximo — cenário com as suas folgas e o prazo normal de resposta do cliente.
- A condição — "a previsão vale a partir do momento em que eu receber a foto e o sinal". Sem isso, todo atraso do cliente vira atraso seu.
Diga a faixa em datas, não em dias: "entre 28/09 e 06/10" é entendido na hora; "de 15 a 22 dias úteis" obriga o cliente a fazer contas e gera cobrança errada depois.
Os quatro erros clássicos
- Prometer o mesmo prazo o ano inteiro. Em novembro a sua fila tem o triplo do tamanho. O prazo tem que acompanhar.
- Contar dia corrido como dia útil. Se você não produz no domingo, domingo não entra na conta de produção.
- Ignorar o tempo do cliente. Da aprovação da arte à resposta costumam se passar dois ou três dias. Isso é prazo.
- Dar prazo pelo WhatsApp de memória. Sem olhar a fila, o número que sai da sua cabeça é o número que você gostaria que fosse.
Recalcule quando a fila muda
Prazo não é uma promessa feita uma vez: é uma previsão que envelhece. Entraram quatro pedidos nesta semana? Quem pediu ontem continua com a previsão de ontem — ele chegou antes —, mas o próximo orçamento tem que sair com o número novo. É esse recálculo contínuo que planilha nenhuma faz sozinha.
No Encomendou essa conta roda a cada pedido: você informa sua capacidade e seus dias de trabalho, cada produto tem o tempo de produção dele, e o cliente vê a previsão mínima e máxima antes de confirmar — junto com o prazo que ele tem para cumprir a parte dele. Se o cliente atrasa, a previsão se move e ele é avisado, sem você precisar reabrir nada. Para organizar a fila que alimenta essa conta, veja como organizar a agenda de encomendas.