Planilha de encomendas: como montar e quando trocar

Não existe vergonha nenhuma em controlar encomenda por planilha. É grátis, é flexível, funciona offline e não obriga ninguém a aprender a lógica de outra pessoa. Praticamente todo ateliê que hoje usa sistema começou assim — e muitos deveriam ter ficado mais tempo.

O problema é que quase todas as planilhas de encomenda são construídas como lista de vendas, quando deveriam ser construídas como controle de produção. Vamos montar a versão certa e, no fim, olhar com honestidade o que ela nunca vai fazer.

As colunas que importam

Corte tudo que não muda uma decisão sua. Uma planilha boa tem poucas colunas e todas são olhadas todo dia.

A coluna "Situação" decide tudo

Use validação de dados com uma lista curta e fechada. Assim que alguém digita "quase pronto" no lugar de "em produção", os filtros param de funcionar e a planilha morre. Sugestão de estados:

• Aguardando cliente — falta alguma coisa que não depende de você
• Apto — tem tudo, esperando a vez na fila
• Em produção
• Pronto — aguardando envio ou retirada
• Entregue
• Cancelado

A separação entre aguardando cliente e apto é a coluna mais valiosa da planilha inteira. É ela que impede um pedido parado por falta de foto de travar a produção de quem já entregou tudo.

Três fórmulas que valem o esforço

No Google Planilhas, assumindo situação na coluna D, data de entrada em G e tempo de produção em dias na coluna J:

1. Tamanho da fila à frente — =CONT.SE(D$2:D2;"Apto") arrastado para baixo dá quantos pedidos aptos estão acima deste.
2. Previsão simples — =HOJE() + (posição_na_fila / capacidade_semanal) * 7 + J2 traduz a fila em data. Grosseira, mas honesta.
3. Alerta de cliente atrasado — formatação condicional em vermelho com =E(F2<>"";H2<HOJE()): pinta quem passou do prazo de resposta e ainda deve algo.

A lógica por trás da segunda fórmula está detalhada em como calcular prazo de entrega — vale ler antes de confiar no número.

Cuidados que evitam dor de cabeça

• Uma aba só para pedidos ativos. Mova o que foi entregue para uma aba de histórico todo mês, ou a planilha fica lenta e ilegível no celular.
• Trave a linha de cabeçalho e as fórmulas. Proteja os intervalos calculados; a maioria dos erros vem de sobrescrever fórmula com número.
• Nunca guarde dado sensível do cliente ali. Endereço completo e comprovante de pagamento numa planilha compartilhada por link é problema de LGPD esperando acontecer.
• Faça cópia semanal. O histórico de versões do Google salva, mas só se você perceber a tempo.

Os quatro sinais de que a planilha estourou

Nenhum deles é sobre quantidade de pedidos. São todos sobre quem está fazendo o trabalho do sistema:

1. Você é o único canal de aviso. Todo cliente só descobre o status se você digitar. Isso não escala e não folga.
2. Você abre a planilha para responder pergunta, não para decidir. Se o uso principal virou consulta, o cliente deveria estar consultando sozinho.
3. A informação chegou em três lugares. Metade no WhatsApp, metade na planilha, o resto na sua memória — e a planilha nunca está completa.
4. Você atrasou por ordem errada. Produziu o pedido que gritou mais alto, não o que estava na vez.

Repare que nenhum se resolve com uma planilha melhor. Eles se resolvem quando o cliente entra no processo: preenche o que falta, vê a previsão e acompanha sem te perguntar.

O que a planilha nunca vai fazer

É exatamente esse conjunto que o Encomendou resolve — e a migração não exige abandonar a planilha de uma vez: mande o link só para os pedidos novos e deixe os antigos terminarem onde estão. Se quiser comparar alternativas antes, sistema de controle de encomendas tem o critério de escolha.